Documento 01
Términos y Condiciones — Uso de Datos
El presente documento establece las condiciones bajo las cuales WellBeing Promoters recopila, gestiona y protege los datos de las personas participantes en los procesos de medición. Su objetivo es garantizar la confidencialidad, el uso ético de la información y el cumplimiento de la normativa vigente. Al contratar los servicios de WellBeing Promoters, la empresa acepta en su totalidad los términos aquí descritos.
Principios generales y base legal
WellBeing Promoters se rige en el tratamiento de datos por los siguientes principios fundamentales:
- Confidencialidad en el tratamiento de toda la información recopilada.
- Uso ético de la información, exclusivamente para los fines metodológicos acordados.
- Proporcionalidad: se recolectan únicamente los datos estrictamente necesarios para el proceso de medición.
Base legal: El tratamiento de datos personales se rige por la Ley N.° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y demás normativa aplicable en la República de Chile. En caso de que Chile promulgue nuevas disposiciones en materia de protección de datos personales, los presentes términos se actualizarán en consecuencia.
Naturaleza de los datos recolectados
Se recolecta
- Respuestas sobre la percepción de las personas en su entorno laboral
- Información no sensible a nivel individual
- Opiniones agregadas sobre la experiencia laboral
No se recolecta
- Diagnósticos clínicos
- Información médica o psicológica
- Evaluaciones de desempeño individual
Confidencialidad frente a la empresa
Las respuestas son anónimas y confidenciales para la empresa contratante. WellBeing Promoters gestiona los datos internamente con fines metodológicos, pero la empresa no tiene acceso a respuestas individuales bajo ninguna circunstancia.
- No se entregan bases de datos individuales a la empresa.
- No se permite la identificación directa ni indirecta de personas por parte de la empresa.
- Los resultados se entregan exclusivamente en forma agregada.
Uso permitido de los datos
WellBeing Promoters podrá usar los datos para:
- Elaboración de informes agregados por proceso.
- Benchmarking comparativo, de forma completamente anonimizada.
- Estudios de tendencias y bienestar laboral en Chile.
- Mejora metodológica del modelo de medición.
Respecto al benchmarking: Los análisis comparativos utilizan datos 100% anonimizados. Ninguna organización puede ser identificada en dichos análisis. Los datos se agrupan en categorías estadísticas sin vinculación a empresas específicas, garantizando la privacidad de todos los participantes.
La empresa podrá utilizar exclusivamente:
- Resultados agregados de su propio proceso de medición.
- Informes oficiales emitidos por WellBeing Promoters.
Uso prohibido de los datos
- Intentar identificar a personas a partir de los resultados.
- Usar la información con fines disciplinarios o sancionatorios.
- Utilizar los resultados para ejercer represalias, presiones o tomar decisiones individuales sobre colaboradores.
Compromisos de WellBeing Promoters
Con el propósito de garantizar una relación de confianza y transparencia, WellBeing Promoters asume los siguientes compromisos frente a la empresa y a los participantes:
- Mantener la confidencialidad de los datos en todas las etapas del proceso.
- Procesar la información exclusivamente para los fines establecidos en el presente documento.
- Entregar los resultados e informes dentro de los plazos acordados.
- Garantizar la disponibilidad y seguridad de la plataforma de medición durante el período activo.
- Brindar orientación técnica y metodológica al equipo responsable de la empresa durante todo el proceso.
- Informar oportunamente a la empresa ante cualquier incidente de seguridad que pudiese afectar sus datos.
- Eliminar los datos de forma segura al término del plazo de retención establecido.
Retención y eliminación de datos
Período de retención de datos desde el cierre de cada proceso
- Los datos individuales recolectados durante el proceso de medición se conservarán por un período máximo de 2 años desde el cierre de la encuesta.
- Vencido dicho plazo, los datos serán eliminados de forma segura e irreversible.
- La empresa podrá solicitar la eliminación anticipada de sus datos mediante comunicación formal y fundada dirigida a WellBeing Promoters.
Nota legal: El plazo de retención de 2 años ha sido definido considerando las disposiciones de la Ley N.° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. Se recomienda revisar su compatibilidad con la normativa vigente al momento de la contratación y con eventuales actualizaciones legislativas en materia de protección de datos personales en Chile.
Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA)
WellBeing Promoters se compromete a responder y resolver las consultas e incidencias en los siguientes plazos. Los tiempos se contabilizan en horas y días hábiles (lunes a viernes, 9:00–18:00 hrs., horario de Chile continental).
Para la empresa (cliente)
Para participantes (colaboradores)
Incumplimiento y sanciones
Si se detecta uso indebido de datos, manipulación de resultados o presión sobre participantes, WellBeing Promoters podrá aplicar las siguientes medidas sin necesidad de restitución económica:
Consecuencias del incumplimiento
- Suspender el uso del Sello WellBeing Promoters de forma inmediata.
- Retirar la certificación vigente.
- Prohibir futuras certificaciones por un plazo determinado o indefinido.
Estas medidas podrán aplicarse de forma inmediata ante la constatación fehaciente del incumplimiento, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan conforme a la legislación chilena vigente.